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Organizzare una demo software: cosa fare per non sbagliare

1 Gennaio 2017

Organizzare una demo software: cosa fare per non sbagliare

Organizzare una demo software che ti permetta di scegliere senza errori

Organizzare una demo di software per recupero crediti è un passo fondamentale per valutare se il prodotto che ti viene proposto è davvero utile per rendere più efficiente la tua azienda.

Ma come puoi valutare correttamente in poco tempo se il software fa al caso tuo?

I software per recupero crediti sono sistemi gestionali con tantissime funzionalità e intervengono su moltissimi aspetti della tua organizzazione. Sono strumenti complessi nella struttura (anche se molto efficaci a livello di usabilità – specie quelli progettati di recente) perché sono pensati e costruiti per ottimizzare ogni singolo reparto della tua azienda.

Nell’arco di una manciata di ore non è possibile valutare tutti i moduli e le funzionalità che prevedono.

Quindi, come puoi procedere?

Come abbiamo già visto una delle strade più efficaci per la valutazione del software è il documento di analisi preliminare costruito in collaborazione tra il tuo staff e quello del fornitore, nel quale, oltre a molte altre considerazioni, sono indicati gli obiettivi di miglioramento e di ottimizzazione che hai individuato.

E’ probabile che la tua organizzazione abbia bisogno di migliorare solo in alcuni punti critici, quelli cioè che ti danno più problemi e che ti hanno spinto a informatizzare per la prima volta la tua azienda o a cambiare il gestionale attuale.

Così ad esempio, se il tuo problema è la gestione dei compensi ai collaboratori, abbattere i tempi di confronto delle pre-fatture delle mandanti, oppure accelerare il sistema di import/export massivo delle pratiche, dovresti pretendere che nell’organizzare una demo vengano affrontati prima questi temi, quegli aspetti, cioè, che possono garantirti il miglioramento che vuoi e che ti serve e che rappresentano il solo e unico motivo che ti spinge al cambiamento tecnologico.

Guarda prima di tutto le funzionalità aderenti ai tuoi obiettivi di miglioramento.

In pratica organizzare una demo serve a verificare che il software ben si adatti agli obiettivi che ti sei prefisso, cioè a risolvere gli aspetti critici, e dovrebbe essere eseguita alla fine di un percorso che abbia già individuato le funzionalità e i servizi complementari del software. Organizzare una demo senza un percorso di priorità stabilito non ti porta niente, solo confusione. E dopo qualche giorno ti sei dimenticato tutto.

Se gli obiettivi di miglioramento non sono stati ben individuati e formalizzati, probabilmente la demo si rivelerà una perdita di tempo per te, per la tua azienda e anche per il fornitore.

Questo è tanto più vero se il software di cui hai richiesto la dimostrazione è un software modulare, cioè che si presenta con un nucleo informatico standard per tutti in cui si incastrano i moduli e le funzionalità in ragione di alcuni parametri oggettivi (grandezza aziendale, numero degli operatori, tipologia di crediti trattati, modalità di esazione, ampiezza degli indicatori di performance, obblighi di legge e via discorrendo).

Demo personalizzata e software modulare

Ogni azienda, pur appartenendo al medesimo comparto economico, è differente dalle altre. Ogni strumento software deve essere in grado di adattarsi a queste differenze e, al contempo indicarti nuove strade di ottimizzazione delle procedure su cui senti il bisogno di migliorare. 

Organizzare una demo non personalizzata implica che il software che ti viene proposto è un software standard non flessibile e quindi non adattabile alla tua azienda, oppure che il fornitore non ha analizzato a fondo le aree di miglioramento che ti interessano davvero e cerca solo di convincerti che il “suo” software è migliore di altri senza darti dati oggettivi su cui attuare la scelta.

Motivi di insoddisfazione frequenti

Uno dei motivi di insoddisfazione più frequenti dopo l’acquisto di un software gestionale per recupero crediti risiede nel non utilizzare appieno tutte le funzionalità (molte, cioè sono inutili), oppure al contrario di averne acquistate meno di quelle necessarie, o, ancora peggio, nell’averne acquistate di sbagliate. Ma non puoi davvero sapere se quanto ti viene offerto è davvero utile, se non lo valuti nel contesto dei tuoi concreti flussi organizzativi.

Organizzare una demo serve proprio a questo: a toccare con mano gli elementi strategici di efficienza per la tua azienda e verificare non solo che siano presenti ma anche che siano processati nella maniera corretta in relazione alla tua organizzazione e tuoi flussi.

Organizzare una demo “generale” e senza obiettivi specifici non ti aiuta a scegliere. Anzi, spesso confonde le idee.

Lo ripeto: se gli step che precedono la demo non vengono affrontati in modo approfondito il giudizio sui vantaggi e sugli svantaggi per la tua azienda che il processo di informatizzazione può apportare alla tua efficienza può essere pesantemente inficiato.

La conseguenza più importante di ciò è che puoi verificare solo dopo l’acquisto se hai fatto la scelta giusta, con tutti i problemi che ti puoi facilmente immaginare.

Lo schema che segue riassume il meccanismo:

Ecco come solitamente avviene il processo di acquisto del software per recupero crediti

  1. Contatti il fornitore
  2. Gli chiedi di organizzare una demo
  3. Ti fa un preventivo
  4. Tratti il prezzo e eventualmente acquisti il software
  5. Implementi il software nella tua azienda e incroci le dita

Ecco invece come dovrebbe avvenire il processo di acquisto del software per recupero crediti

  1. Contatti il fornitore
  2. Gli chiedi un’analisi preliminare gratuita
  3. Ti fai fare un progetto personalizzato che tenga conto di tutti gli aspetti chiave del processo di informatizzazione, della struttura funzionale, dei servizi di supporto, dei servizi di assistenza e della struttura dei costi
  4. Solo a questo punto, gli chiedi di organizzare una demo, quando già sei a conoscenza di tutto quello che ti serve
  5. Tratti il prezzo e eventualmente acquisti il software
  6. Implementi il software nella tua azienda, senza sorprese

Come si può facilmente notare la fase organizzare una demo avviene dopo l’analisi e dopo il progetto personalizzato (che contiene anche l’offerta economica), non addirittura prima del preventivo!

Come è possibile fare un preventivo o un’offerta economica prima di aver valutato attentamente quali sono le aree di intervento per la scelta delle funzionalità-chiave e dei moduli che ti sono necessari? 

La risposta a questa domanda è che il fornitore non tiene conto della specifica organizzazione della tua azienda o che non dispone di un software flessibile e modulare, oppure né l’una, né l’altra.

La demo deve verificare gli obiettivi aziendali non deve essere una panoramica generale su tutte le funzionalità, molte delle quali probabilmente non ti servono.

Con questo non voglio dire che il software per recupero crediti non debba “essere navigato” in tutta la sua interezza, ma devi verificare come priorità che il prodotto ti risolva i problemi che hai evidenziato in fase di analisi. Altrimenti è inutile guardare oltre e risparmi almeno il tuo tempo.