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Software per recupero crediti, come sceglierlo: l’analisi preliminare

31 marzo 2017

Ottimizzare i processi di business attraverso il software per recupero crediti è un passo fondamentale per la crescita del tuo business e per il controllo sull’efficienza organizzativa della tua azienda.

Utilizzare un software per recupero crediti rappresenta una necessità gestionale e al contempo rappresenta un’opportunità per migliorare la propria organizzazione, eliminando gli sprechi e tagliando i costi.

Ma se questa affermazione può apparirti quasi scontata, non è scontato orientarsi al meglio nella scelta di strumenti informatici di gestione che davvero rendano possibili questi miglioramenti.

Il motivo è semplice, ma dalle implicazioni non banali: il processo di selezione del software si dovrebbe basare su un’analisi approfondita costi/benefici, ma questa analisi non sempre può essere compiuta con sistematicità, sia a causa della difficoltà oggettiva da parte delle aziende di recupero crediti di valutare l’impatto economico del rinnovamento organizzativo prima di entrare a regime, sia a causa della politica (molto diffusa) da parte delle software house di “nascondere” i centri di costo per costruire offerte che solo a prima vista sembrano allettanti.

La conseguenza di questa mancata o parziale analisi spesso conduce a risultati non conformi con gli obiettivi di efficienza stabiliti o addirittura all’insuccesso del cambiamento tecnologico.

Questa serie di articoli ha l’obiettivo di renderti più facile questa analisi e renderti possibile valutare se l’investimento nel software può considerarsi vantaggioso per la tua azienda.

Come procedere ad un’analisi costi/benefici

L’analisi costi benefici permette di stabilire con certezza (o almeno con buona approssimazione) se l’investimento nel software gestionale è conveniente per la tua azienda? Quali sono i passi che devi effettuare per scegliere il software per recupero crediti che possa portare ad un reale miglioramento dei tuoi flussi di business?

Il primo passo che deve essere fatto non riguarda il software per recupero crediti e le sue funzionalità. Lo ripeto: non riguarda il software e le sue funzionalità. Riguarda la tua azienda e quello che dovresti fare prima di entrare nel merito delle potenzialità tecnologiche di un software.

Dovresti in effetti conoscere (e se possibile formalizzare) le dinamiche organizzative dei reparti che sono interessati al cambiamento tecnologico e valutare in che modo vorresti migliorare determinati flussi operativi. Solo così puoi valutare al meglio se alcune funzionalità davvero migliorano e rendono efficienti certe procedure o, al contrario, le rendono più complesse e antieconomiche (qui sotto un esempio di workflow operativo di aziende operanti nel settore del recupero crediti).

 

recupero crediti

1 – workflow software per recupero crediti

 

A questo punto risulta più semplice isolare gli insiemi procedurali che rendono l’azienda inefficiente e “salvare” le procedure che invece risultano essere in linea con lo svolgimento delle attività: questa operazione ti permette di avere un quadro piuttosto chiaro di cosa cerchi in un software per recupero crediti e la selezione delle funzionalità ti risulterà più semplice.

Ricapitolando:

  1. analizza i tuoi flussi di business
  2. individua gli aspetti di miglioramento dal punto di vista organizzativo
  3. valuta le funzionalità necessarie per risolvere i problemi principali (anche attraverso il confronto con responsabile IT aziendale, se presente e con i manager responsabili)
  4. valuta se, fra i vari produttori di software gestionali, ce ne sono alcuni che offrono servizi di analisi preliminare

Non tutte le software house offrono la possibilità di aiutarti a farla. Non tutte cioè eseguono un’analisi organizzativa dettagliata e formalizzata dei tuoi flussi di business, permettendoti di individuare con estrema precisione le aree di efficientamento. Ma progettare in anticipo le aree di intervento rappresenta senza ombra di dubbio il primo e fondamentale passo per avere le idee chiare e sapere esattamente che cosa ti serve.

I produttori di software (oltre che per alcune altre caratteristiche che vedremo nei prossimi articoli di approfondimento – competenza, affidabilità, innovazione) dovrebbero essere selezionati in primis per i servizi di analisi preliminare che possono offrire in condivisione con i responsabili della tua azienda. 

I vantaggi dell’analisi preliminare possono essere così riassunti:

  1. Tutti i produttori di software per recupero crediti affermano di avere il prodotto migliore rispetto a quello degli altri. Ma la realtà è ben diversa: ogni software per recupero crediti può essere migliore degli altri per alcuni aspetti, ma non per tutti. Il vero obiettivo è sapere se quel determinato software è il migliore per la tua azienda, ovvero per le aree di miglioramento che hai individuato
  2. Tutti i produttori di software per recupero crediti dichiarano che il loro prodotto è personalizzabile. Sicuramente è così. Ma sapere in anticipo che le aree di miglioramento che sono state individuate, cioè quelle su cui tu vuoi basare alcuni dei tuoi vantaggi competitivi, devono essere “riscritte” almeno in parte, ti permette di avere un riferimento oggettivo su cui basare la tua scelta futura, non solo in termini di investimenti, ma anche in termini di tempi per entrare a regime. Del resto fare questo tipo di valutazioni solo sull’elenco delle funzionalità proposte può risultare praticamente impossibile.
  3. Le aziende di recupero crediti possono in questo modo eliminare le brutte sorprese che derivano da una mancata valutazione di ciò che il software può offrire a livello di funzionalità (quelle ben note a tutti gli operatori del settore alle prese con costose personalizzazioni successive all’acquisto o alla locazione del software)
  4. Le aziende di recupero crediti, quindi, prima ancora di aver visto in azione il programma per recupero crediti (Demo), possono valutare (cioè effettuare una pre-selezione), la competenza professionale “sul campo” dei consulenti software, e costruire con loro prima di altro un rapporto di fiducia, condivisione e collaborazione, attraverso l’analisi preliminare e attraverso la costruzione di un progetto davvero personalizzato.

Potrebbe esserti utile vedere un esempio di quali siano i contenuti e il metodo usato per un progetto personalizzato per la tua azienda di recupero crediti.